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Comment organiser un événement professionnel réussi ?

par Marie Dupon
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Les événements professionnels constituent une réelle opportunité, pour votre entreprise, d’affirmer son image, sa notoriété et ses performances. Ce sont également des moyens efficaces pour construire une relation harmonieuse avec vos collaborateurs, vos partenaires et vos clients. Le fait que l’événement soit organisé hors du cadre de travail est un atout à ne pas négliger. Pour toutes les personnes chargées d’organiser un événement professionnel de leur entreprise, voici les leviers à mettre en œuvre pour garantir sa réussite.

Offrir une meilleure expérience à vos invités

Les objectifs d’un événement d entreprise peuvent être multiples : améliorer l’image de marque, attirer de nouveaux talents, renforcer la cohésion d’équipe, promouvoir de nouveaux produits… Mais qu’il s’agisse d’un gala, d’une conférence, d’un team building ou d’un salon professionnel, le vecteur de réussite primordial est le même : l’expérience vécue par les invités.

Prenez le cas d’un team building dont l’objectif est d’améliorer la communication interne et de booster la motivation des collaborateurs. Si ces derniers se sont ennuyés durant l’événement, croyez-vous que l’objectif peut être atteint ?

Le plaisir ressenti par les participants est la clé du succès de votre événement d’entreprise. Il faut que tout le monde puisse profiter d’une expérience unique qui marque les esprits. L’objectif est qu’à la fin de l’événement, les invités ont un regard neuf sur votre entreprise et une meilleure considération de votre organisation. C’est à cette condition que les participants sont prêts à s’engager davantage pour votre entreprise.

Pour obtenir ce « retour sur engagement », il est recommandé de faire appel à un organisateur d’événements professionnels compétent. Un professionnel b2B qui s’intéresse à la satisfaction et au plaisir de vos invités. Il n’est pas qu’un simple prestataire, c’est un partenaire de la réussite de l’événement.

Choisir un lieu unique

Le choix du lieu est également un point important à ne surtout pas négliger. Gardez à l’esprit que le lieu doit remplir 3 critères : offrir une bonne image de votre entreprise, contribuer à l’atteinte de vos objectifs et satisfaire les besoins de vos hôtes.

Si votre objectif est d’instaurer une relation harmonieuse, les participants doivent évoluer dans un lieu qui favorise les échanges. Si vous organisez un brainstorming, préférez un endroit enthousiasmant qui réveille la créativité. Si vous souhaitez améliorer votre branding, privilégiez un cadre qui impressionnera vos invités.

Pour cela, l’organisateur événementiel peut vous accompagner à trouver l’endroit approprié et à mettre en place le décor adapté. Il vous aide à choisir un lieu d’exception qui permet à la magie d’opérer. Il peut aussi personnaliser le lieu pour l’adapter à vos besoins.

Voici quelques exemples de lieux uniques que vous pouvez sélectionner :

  • Un loft arty favorable aux échanges d’idées entre professionnels du digital ;
  • Un salon d’hôtel pour organiser une réunion de travail suivi d’un dîner d’affaires ;
  • Une maison avec piscine pour réunir ses collaborateurs dans un cadre convivial ;
  • Un hôtel particulier qui accueille vos invités de marque dans un cadre prestigieux.

Offrir des prestations de qualité

Du point de vue des participants, l’événement est un produit que vous leur proposez. Un produit qui se matérialise par des services (accueil, boisson, restauration, formation, exposition, loisirs…). Si les invités sont satisfaits de ces services, l’événement est une réussite.

En faisant appel à un organisateur évènementiel, votre projet est entre les mains d’une équipe performante. Ce prestataire veille à ce que l’événement dans son ensemble contribue à l’atteinte de vos objectifs.

L’organisateur d’événement est votre interlocuteur unique pour l’organisation de votre atelier, congrès ou soirée d’entreprise. Il dispose d’une plateforme digitale qui vous permet de sélectionner tout ce qui est indispensable (lieu, traiteurs, animations, staff, logistique…). Il prend en charge la gestion et la coordination de tous les prestataires.

Voici quelques exemples de services qui contribuent à la réussite de votre événement professionnel :

  • Service traiteur : choisissez des menus de qualités qui surprendront agréablement vos convives.
  • Services boissons : offrez à vos invités des boissons rafraîchissantes et diversifiées pour que chacun puisse se désaltérer à sa convenance.
  • Animations : des activités variées et ludiques qui rendront l’événement convivial et qui permettront à tout le monde de prendre plaisir.
  • Locations de matériels : optez pour des équipements performants et adaptés à l’événement (écran, sonorisation, kit-conférence…).
  • Staff : faites confiance à une équipe compétente qui agit avec professionnalisme (voituriers, hôtesses d’accueil, agents de sécurité, maître d’hôtel, responsables d’équipe…).

Vous savez désormais les facteurs de réussite d’un événement d’entreprise. Il ne vous reste plus qu’à choisir le lieu et les prestations dont vous avez besoin.

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